Facciamo i conti: il documento non è una scartoffia
di Loretta Antonella

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La bellezza di far parte di una associazione, sia che operi nel settore culturale, sociale, educativo o ricreativo, è la condivisione di passioni comuni, una visione della società, il sentirsi partecipi e attivi per raggiungere finalità che possano migliorare la nostra società. Niente di tutto ciò ha a che fare con le parole “conti”, “amministrazione”, “tenuta di contabilità”, “documenti”, “fatture”.

Per quanto alti e nobili siano gli scopi che vogliamo perseguire, purtroppo con queste “parole” dovremo farci i conti durante tutta la vita dell’associazione stessa. Il tutto aggravato dal fatto che la maggior parte di noi associazioni non abbiamo risorse congrue per poter assumere un esperto che possa gestire questo “fardello” e quindi liberarci del problema. Per cui dobbiamo occuparcene con risorse interne, con i nostri soci che si ritrovano a gestire questi aspetti che magari gli sono lontani anni luce. 

Un danzatore, un attore, un artista in genere, che mai nella vita avrebbe sognato di occuparsi di conti, si ritrova immerso nelle tenebre oscure della gestione contabile. Inoltre, quanto più ci nascondiamo dietro la scusa “io non ci capisco niente” e rimandiamo a giorni futuri, quanto più il fardello cresce e alla fine… non ci capiamo più niente.

In realtà la gestione contabile delle associazioni senza iva (o comunque in regime di iva forfettaria) è relativamente semplice. Se osserviamo poche semplici regole, tutti possiamo occuparcene senza fare danni.

REGOLA N.1: IL DOCUMENTO NON E’ UNA “SCARTOFFIA”

Tutti i documenti vanno tenuti RIGOROSAMENTE in ordine: non vanno considerati come inutili scartoffie, ma sono la parte più importante della gestione contabile. Infatti, tutte le registrazioni vanno fatte sulla base dei documenti, che si distinguono in:

1. Per le uscite: fatture di acquisto, ricevute di pagamento, scontrini di acquisto, rimborsi spese. (Questi documenti generano una uscita, che può essere di cassa, di banca/posta e di carta di credito o prepagata).

2. Per le entrate: le tessere di iscrizioni di soci, contributi di enti pubblici o privati, sponsorizzazioni, erogazioni liberali (Questi documenti generano una entrata, che può essere di cassa, di banca/posta).

3. Gli estratti conto bancari e/o postali.

4. Gli estratti conto della carta di credito o prepagata.

Tutti questi documenti vanno tenuti in ordine perché è proprio sulla base di questi che si registrano le entrate e le uscite.

REGOLA N. 2: IL DOCUMENTO “SCOTTA”

Appena ci arriva un DOCUMENTO, non si può dire “lascialo da una parte poi ci penseremo”, perché il risultato inesorabile sarà la sua scomparsa. E poi dove lo andremo a recuperare? Ci dimentichiamo e va a finire nell’oblio dell’ultimo cassetto di chissà quale scrivania, per poi ricomparire dal nulla anni dopo accompagnato dall’inesorabile esclamazione di stupore misto a rabbia “quanto ti ho cercato!!! A saperlo che eri lì…” come se quel foglio fosse dotato di vita propria.

Il segreto è avere il famoso RACCOGLITORE (uno per i documenti di entrata e uno per i documenti di uscita, o uno unico) e appena ho qualsiasi documento lo metto subito dentro il raccoglitore. Poi con calma, ogni mese, ogni tre mesi o quando abbiamo tempo, prima di registrare le entrate e le uscite, li metterò in ordine di data. Ma intanto non li ho persi. 

REGOLA N. 3: GLI ESTRATTI CONTO NON SERVONO SOLO PER VEDERE QUANTI SOLDI SI HA SUL CONTO

Generalmente la banca invia ogni tre mesi l’estratto conto bancario e l’estratto conto della carta di credito o prepagata: anche questi vanno rigorosamente CONSERVATI e soprattutto ci permettono di controllare se abbiamo saltato qualche registrazione, per cui sono fondamentali per controllare se ci fosse sfuggito qualcosa.

Non nascondiamoci mai dietro l’alibi “tanto ci penserà il commercialista”, perché se i documenti non li teniamo in ordine il commercialista non ha poteri soprannaturali per riesumare le fatture o le ricevute dal cassetto.

Poi arriverà un giorno che riapriamo un raccoglitore di tanti anni prima e vediamo le fatture in ordine una dietro l’altra che ci riportano indietro nel tempo e ci faranno rivivere nitidamente l’attività che avevamo svolto e con essa tutte le nostre fatiche, risate, arrabbiature e soddisfazioni. Improvvisamente quelle scartoffie diventano belle fotografie di ricordi.